Mailsystem

Mailsystem

Mail system

Sistema de correo

vm-Studio	Mail	Module	x86

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(HelpVersion: 0.70) Module-> Mailsystem

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Das Vehicle Management Studio verwendet ein internes Mailystem. Dieses erlaubt das Empfangen und Versenden von Mails. Damit das System funktioniert, muss eine Verbindung zu einem Mailserver bestehen.

Technik

Die Software wird mit einem Mailserver verbunden. Dies kann der Server des Anbieters der Software sein, ein interner Server Ihrer Firma oder ein beliebiger Mail Account. Bei den Kontakten können Sie jede Person mit einer Mail Adresse versehen. Wenn diese Person nun einem Datensatz zugeordnet wird, kann die Software die Verbindung zu der Mailadresse herstellen. Beim Versenden von Mails werden diese nicht in einem "Gesendet Ordner" abgelegt.

Einrichtung

Sie gelangen über die das Menü Datei->Einstellungen->Mail zum Setup Fenster für das Mailsystem. Sie können die Software mit einem beliebigen Mailserver oder Mailaccount verbinden. Oben finden Sie einen Schalter zur Aktivierung des Premium Moduls. Lesen Sie mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Wenn Sie einen Mail Account verwenden, bekommen Sie alle nachfolgenden Angaben bei Ihrem Anbieter. Meist finden Sie diese Informationen auf den Hilfe Seiten des Anbieters.
In die erste Zeile kommt der Accountname und daneben das Passwort. Beide Angaben werden nicht angezeigt und werden beim Speichern verschlüsselt. Bei manchen Anbietern entspricht der Accountname der Mailadresse. In diesem Fall lassen Sie das Feld frei und klicken das Kästchen über der ersten Zeile an. In die zweite Zeile schreiben Sie den Namen des Postausgangs Servers. Unsere Software verwendet das smtp Protokoll zum Versenden. Bei den meisten Anbietern lautet der Name smtp.IhrAnbieter.Endung. In der Regel ist der Port für den Postausgang 587 und für den Eingangs Server 110. Abweichend können Sie auch andere Eingaben eintragen. Einige Anbieter verlangen eine Anmeldung an den Server auch beim Versenden von Mails. In dem Fall klicken Sie das Kästchen unter der Mailadresse an. Den Posteingang Server können Sie nicht definieren. Dieser ist nur in Verbindung mit Premium Verfügbar und kommt daher von uns. Sie müssen eine Absendeadresse eintragen. Wir empfehlen keine gültige Adresse zu verwenden. (noreply@IhrServer.Endung) Andernfalls werden viele Empfänger die Mail an diese Adresse beantworten.
Wenn Sie Premium besitzen, aktivieren sich die beiden Kästchen in der letzten Zeile und Sie können diese Wahlweise aktivieren.

Premium

Sie können das Mailsystem kostenlos verwenden. Wir haben allerdings eine Premium Variante, welche bereits jetzt einige Vorteile bietet. Später werden weitere Vorteile ergänzt. Hinweis: Wenn Sie nicht Premium verwenden, wird beim Versenden jeder Mail ein kurzer Hinweis unter der Mail eingefügt. Vorteile Premium:

• Kopie an Benutzer: Dies können Sie bei den Einstellungen auswählen: Bei Aktivierung erhält der Benutzer eine Kopie aller von ihm versendeten Mails an seine eigene Mailadresse. Dadurch behalten Sie einen Überblick über alle versendeten Mails.
• Antwortadresse: Diese Option lässt sich nun bei den Einstellungen aktivieren. Dabei wird die Mailadresse des jeweiligen Benutzers beim Versendne von Mails als "ReplyTo" Adresse in die Mail eingefügt. Empfänger können somit dem Absender direkt antworten.

Weitere Vorteile finden Sie auf unserer Homepage.

Senden

Das Senden von Mails kann auf zwei Arten geschehen. Zum Einen automatisiert je nach Sizuation. Zum Anderen über das Mailformular. Beim automatisierten Senden werden vorbereitete Scripe an vorbereitete Personen verschickt.
Ein Beispiel:
Sie haben im Bereich Wartung umfangreiche Angaben editiert. Wenn Sie nun auf das Mailsymbol vor der verknüpften Werkstatt klicken, wird eine vordefinierte Mail (s.u.) verschickt. Dabei wird die Mail mit den Angaben des Datensatzes gefüllt. Damit dies funktioniert müssen einge Bedingungen erfüllt sein. Zum Einen muss natürlich eine Werksatt mit dem Datensatz verbunden sein. Sie definieren Personen als Werkstatt über die Funktion "Verbindung" bei den Kontakte. Vergessen Sie nicht die Mail Adresse bei dieser Person im Bereich Kontakte einzugeben.

Mail Modul

Das Mail Modul erreichen Sie über die Menüleiste (Mail->Mail senden). Links oben sehen Sie Angaben wie Sie Ihnen aus jedem Mailprogramm bekannt sind. Wenn Sie auf den Schalter "To" klicken, können Sie Empfänger auswählen. Es werden Ihnen alle Mailadressen angeboten, welche bei den Kontakte hinterlegt sind. Sie können Mailadressen auch direkt eingeben. Trennen Sie diese mit einem Semikolon von einander.
Die Software versucht Ihnen möglichst viele Daten in das Formular zu geben. Beispiel: Sie haben das Mail Modul aufgerufen, während Sie sich in einem Datensatz im Bereich Wartung befanden, entsprechend werden die Informationen dieses Wartungsdatensatz übergeben. Rechts oben können Sie Angaben einstellen, welche als Grundlage für die Scripte dienen. Sie können hier ein Fahrzeug, einen Empfänger und einen Absender einstellen.
Rechts finden Sie alle Scripte welche sich in dem hinterlegten Pfad befinden. Sie können beliebige eigene Scripte erstellen und speichern. Einzige Bedingung: Es müssen Text Dokumente vom Typ rtf sein. Sie haben zwei Möglichkeiten die Scripte zu laden. Ein Doppelklick kopiert das Script in den linken Bereich. Mit dem Schalter "Nehmen" kopieren Sie das Script in den Speichern. Mit STRG+V können Sie dieses Script nun an eine gewünschte Stelle in dem linken Feld einfügen. Auf diese Weise können Sie sich beliebige Bausteine erstellen und diese in gewünschter Weise kombinieren. Der Schalter "Umwandeln" transformiert nun alle Befehle soweit dies möglich ist.

Scripte

Wie bereits erwähnt werden Scripte automatisch versendet und können über das Mail Modul versendet werden. Aber wie sehen diese Scripte aus und wie können Sie diese anpassen? Wir verwenden hier als Beispiel wieder das Script welches über die Wartung an die Werkstatt versendet wird.

$contactSalutation $contactName,

our vehicle with the license plate (Manufacturer: $vehicleManufacturer Model: $vehicleModel) needs an appointment for $maintenanceFailure.
Error Report: $maintenanceDetail
The current mileage is: $vehicleMileage

Please contact us for an appointment.

Yours sincerely
$ownSurname $ownName ($ownMail)

Dieses Script besteht aus Text und Befehlen. Was geschieht nun beim Versenden? Alle Befehle (alle Begriffe mit $ vor dem Namen) werden durch die Software mit den Daten des Datensatzes ausgetauscht. Diese Begriffe und die üblichen Texte werden anschließend versendet. In diesem Beispiel an die Mailadresse der für diesen Datensatz hinterlegten Werkstatt. In diesem Beispiel bestehen die Befehle aus Allgemeinen, Benutzer und Fahrzeugbefehlen. Da der Werkstattdatensatz mit einem Fahrzeug verbunden ist, kennt die Software das Modell, das Nummernschild unden Kilometerstand. Diese Angaben (Beispiel $vehicleModel) werden nun ersetzt. Haben Sie den Datensatz umfangreich editiert, dann wird die Software als Beispiel $maintenanceFailure in dem Datensatz finden und ersetzen. Diese Befehle funktionieren immer, wenn die Angaben beim Fahrzeug und bei der Wartung vorhanden sind. Die Befehle $ownName beziehen sich auf die aktuelle Person. Diese können nur ersetzt werden, wenn Sie das Modul Benutzer aktiviert haben. Arbeiten Sie nicht mit Benutzern, dann müssen Sie diese Scriptbefehle aus dem Script entfernen.
Was passiert wenn ein Befehl nicht ersetzt werden kann. In diesem Fall wird in der Mail der Befehl als Text versendet. Beispiel: Sie haben bei dieser Werkstatt das Feld "Anrede" bei den Kontakten nicht gefüllt. Der Befehl "$contactSalutation" findet nun keinen Datenbankeintrag und bleibt in dieser Form in der Mail stehen.
Tipp: Sie können die Scripte auf zwei Arten testen. Einige Scripte lassen sich in dem Mail Modul testen. Erstellen Sie sich zusätzlich einen Dummy Datensatz, welcher mit der eigenen Mailadresse verbunden ist. So können Sie sich selbst beliebige Testmails senden.
Die Texte dürfen Sie beliebig verändern. Sie können Ergänzungen vornehmen oder das Script vollkommen anders aufbauen. Alle Scripte sind erstmal als Vorlagen zu verstehen. Natürlich können Sie auch die Sprache ändern. Die Befehle (zu erkennen an dem $ vor dem Namen dürfen dagegen nicht geändert werden. In der Theorie können Sie aus der Liste der Befehle auch weitere in dieses Script ergänzen. Allerdings machen nicht alle Sinn. Wenn Sie in dieses Script den Befehl $fuelDate ergänzen, wird dieser nie umgewandelt, da das Wartungsmodul das Datum der letzten Betankung nicht weiss.

Liste der Script Dateien

Hier finden Sie eine Liste aller Script Dateien und deren Verwendung. Sie können den Speicherort der Dateien einstellen. Dies geschieht über die Menüleiste Datei-Einstellungen->Allgemein->Speicherpfade->Speicherpfad:Mail
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Benutzer mit den gleichen Scripten arbeiten. Sie können sich beliebige eigene Scripte erstellen oder die vorhandenen nach eigenen Wünschen anpassen.
Wichtig: Die hier aufgeführten Scripte können zwar von Ihnen angepasst werden. Diese dürfen aber nicht gelöscht und auch der Name darf nicht geändert werden!

• mythos_user_start.rtf
  

Diese Datei wird im Bereich Administrator verwendet um einem neuen Benutzer sein Zugangspasswort und seinen Benutzer zu übermitteln.

• mythos_user_new_password.rtf
  

Diese Datei wird im Bereich Administrator verwendet um einem Benutzer ein neues Passwort zu senden.

• mythos_maintenance_workshop_info.rtf
  

Diese Datei wird verschickt, wenn Sie im Bereich Wartung auf das Mailsymbol zur Werkstatt klicken.

• mythos_maintenance_driver_info.rtf
  

Diese Datei wird verschickt, wenn Sie im Bereich Wartung auf das Mailsymbol zum Fahrer klicken.

Liste Script Befehle

Gebühren

• $duesDate (Datum Eintrag)
• $duesTime (Uhrzeit Eintrag)
• $duesFee
• $duesAmount
• $duesLocation

Carpool

• $cpVehicle (Das Kennzeichen des Fahrzeugs, welches geliehen werden soll)
• $cpBorrowStart (Start der Ausleihe)
• $cpBorrowEnd (Ende der Ausleihe)
• $cpMail (Die Mailadresse der anfragenden Person)
• $cpStateOld (Status der Anfrage vor der aktuellen Änderung)
• $cpStateNew (Der neue Status der angefragten Ausleihe)
• $cpStateMessage (Kommentar zur Statusänderung)

Tanken

• $fuelDate ()
• $fuelTime ()
• $fuelTank ()
• $fuelTankcard ()
• $fuelStorage ()

Wartung

• $maintenanceDate (Datum der Reoaratur oder Wartung)
• $maintenanceSection (Kategorie)
• $maintenanceFailure (DropDown Feld Fehler)
• $maintenanceDetail (Detaillierte Beschreibung des Fehlers)