Mail nutzen

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vm-Studio Lehrgang Mail

(HelpVersion: 1.00) Lehrgang-> Mail nutzen


vms-Mail verstehen und optimal einsetzen
Wir haben uns ein besonderes Mail System in Verbindung mit den Kontakten ausgedacht. Da dieses zu Anfang etwas kompliziert erscheint, möchten wir hier in zwei Beispielen den Einsatz erklären. Anschließend werden Sie die Vorteile des Systems erkennen.
Jede Person welche im vm-Studio eingebunden wird, muss einmalig in Kontakte hinterlegt werden. Alle Angaben sind optional. Sie sollten aber die Felder Anrede, Name, Vorname und Mailadresse immer füllen.
Bitte beachten Sie: Das Mail System funktioniert immer. Seine Stärken entfaltet es aber nur wenn Sie mit Benutzer arbeiten. Die Beispiele erklären es.

Beispiel 1: Der Administrator sendet einem Benutzer sein Kennwort.

  1. Legen Sie im Bereich Kontakte mindestens zwei Personen an. Einen Administrator und eine Person welche Benutzer sein soll. Bei beiden Personen füllen Sie die Felder Name, Vorname, Anrede und Mail. Sie können diesen Personen beliebige Eigenschaften (Verbindungen) zuweisen. (Verbindungen siehe -> Kontakte) Allerdings müssen die Personen die Verbindung "Benutzer" erhalten.
  2. Loggen Sie sich als Administrator ein.
  3. Im Bereich Benutzer erstellen Sie zwei Personen. Alternativ verwenden Sie als Administrator den vordefinierten Datensatz. Weisen Sie nun beiden Personen in dem Auswahlfeld "Benutzer" die bei den Kontakten angelegten Personen zu. Diese erscheinen hier zur Auswahl, da das Feld die Verbindung "Benutzer" überprüft.
  4. Beenden Sie die Software und loggen Sie sich neu als Administrator ein. Die Software übernimmt nun für den Administrator die in den Kontakten hinterlegten Angaben als aktiver Benutzer. ($ownName [...])
  5. Gehen Sie in den Administratorbereich. Wählen Sie in der Tabelle den angelegten Benutzer aus und klicken Sie im Menü auf Verwaltung -> Passwort -> Startunterlagen senden.
  6. Die Software füllt nun alle Parameter der Mail Vorlagen. Die absendende Person ist der Administrator mit seinen Angaben. Der Empfänger ist der Benutzr mit seinen Eigenschaften. Alle $Parameter können somit gefüllt werden.


Beispiel 2: Senden Wartungsinformationen an den Fahrer

  1. Legen Sie im Bereich Kontakte mindestens eine Person an, welche als Fahrer arbeitet. Weisen Sie dieser Person beliebige Verbindungen zu, aber auf jeden Fall die Verbindung "Fahrer".
  2. Erstellen Sie einen beliebigen Datensatz im Bereich Wartung und weisen Sie diesem Datensatz die angelegte Person über den Auswahlbereich als Fahrer zu.
  3. Sie sind während dieser Aktionen als ein Benutzer der Software angemeldet.
  4. Klicken Sie nun im Bereich Wartung auf das Mail Symbol hinter dem Fahrer.
  5. Der Fahrer erhält nun ein vordefiniertes Script. Die Wartungs- und Fahrzeugangaben werden dem Datensatz entnommen. Der Empfänger ist der als Kontakt verbundene Fahrer. Der Absender ist der angemeldete Benutzer. Sie Software kann nun alle $Parameter finden und ersetzen.


Was passiert wenn?

  • Ein Anwender ohne als Benutzer angemeldet zu sein eine Mail verschickt? Das System kann die Parameter $ownName, $ownSurname und $ownMail nicht zuordnen. Diese Felder bleiben leer. Sie sollten daher in den Vorlagen diese Parameter durch Klartext ersetzen.
  • Angaben in einem Bereich (Beispiel "Art des Ausfalls" im Bereich Wartung) nicht gefüllt wurden. Die Software kann diesen Parameter (hier: $maintenanceFailure.) nicht zuordnen. Das Feld bleibt frei und der Satz im Script unvollständig. Der Rest der Mail wird wie gewünscht versendet.
  • Keine Person (zum Beispiel als Fahrer bei der Wartung zugeordnet ist oder dieser keine Mailadresse hinterlegt hat. In diesem Fall kann keine Mail versendet werden und Sie erhalten eine Meldung im Protokoll.


Die optimale Verwendung der Scripte erklären wir in einem weiteren Lehrgang. Eine erste Erklärung finden Sie in der Hilfe zum Mailsystem. Wenn Sie das System nach diesen Vorgaben verwenden, wird dies Ihre Arbeit sehr erleichtern. Viele Prozesse finden automatisiert statt.