Ausleihe

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vm-Studio	Module	x86

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(HelpVersion: 0.70) vm-Studio -> Module-> Ausleihe

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Im Bereich Ausleihe können Sie Fahrzeuge ausleihen. Es können nur Fahrzeuge ausgeliehen werden, welche zuvor freigeben wurden. Dies geschieht im Modul Fahrzeug. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Status -> Fahrzeugpool -> setzen". Solange kein Fahrzeug als Poolfahrzeug deklariert wurde, kann das Modul nicht aufgerufen werden. Dies soll verhindern, dass Mitarbeiter Fahrzeuge reservieren, welche gar nicht zur freien Verfügung stehen. Der Status wird immer für das gerade aktive Fahrzeug (Menüleiste) gesetzt. -> Menüleiste Fahrzeug. Sie können dieses Modul immer verwenden. Viele Funktionen entfalten aber erst ihre Wirkung wenn Sie die Module: Benutzer, Rollen und Mail aktiviert haben.

Technik

Alle Fahrzeuge welche freigeben wurden, tauchen in dem Modul auf und können belegt werden. Jeder Benutzer kann ein Fahrzeug anfragen. Diese Anfrage muss dann durch eine Person bearbeitet werden. Wenn Sie Benutzer und Rollen aktiviert haben, dann gibt es die Rolle "Fuhrparkmeister". Mindestens eine Person muss diese Rolle erhalten. Diese Person(en) entscheidet über den Status der Ausleihe. Die gleiche Person muss bei den Kontakten die Verbindung "Fuhrpark" erhalten. Auch wenn Sie nicht mit Benutzer und Rollen arbeiten, muss mindestens eine Person diese Verbindung erhalten. Andernfalls kann niemand über die Anfragen entscheiden.
Nachdem eine Anfrage gestellt wurde, erhalten alle Personen mit der Verbindung "Fuhrpark" eine Mail. In dieser Mail werden die Personen über die Anfrage informiert. Haben Sie das Modul Mail nicht aktiviert, kann auch keine Mail versendet werden. In diesem Fall müssen die Entscheider selbständig die Tabelle nach neuen Anfragen durchsehen und entscheiden. Der Entscheider kann den Antrag nun über setzen eines Status ablehnen oder zusagen.

Tabelle

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Status

In der Tabelle können Sie unterschiedliche Status auswählen. Arbeiten Sie mit Benutzer dann stehen Ihnen als Fuhrparkadministrator alle fünf Status zu Verfügung. Als Mitarbeiter der Firma haben Sie Zugriff auf "Anfrage, Vormerkung und Stornierung". Wurde Benutzer nicht aktiviert, sehen alle Benutzer auch alle fünf Status.
Alle folgenden Erklärungen beziehen sich in erster Linie auf die Aktivierung von Benutzer. Dadurch haben Sie ein abgestuftes Rechtesystem. Ohne Benutzer sind alle Status immer verfügbar.

• Anfrage: Ein Mitarbeiter fragt ein Fahrzeug für einen bestimmten Zeitraum an. Diese Anfrage sollte von einem Fuhrparkadministrator mit Zusage oder Ablehnung beschieden werden. Angefragte Fahrzeuge werden im Kalender als Belegt markiert, tauchen bei der Suche nicht auf und können nicht von anderen Personen in diesem Zeitraum angefragt werden.
• Vormerkung: Eine Vormerkung blockiert das Fahrzeug in einem Zeitraum nicht wie eine Anfrage. Mit einer Vormerkung bekundet ein Mitabeiter Interesse an einer Belegung. Bei Verfügbarkeit von gleichwertigen Fahrzeugen in einem Zeitraum, sollte immer das freie und nicht das vorgemerkte Fahrzeug angefrag werden.
• Abgelehnt: Der Fuhrparkadministrator hat den Antrag der Ausleihe für den genannten Zeitraum abgelehnt. Der Eintrag in der Tabelle bleibt bestehen, dass Fahrzeug ist aber verfügbar und wird bei der Suche und dem Kalender als verfügbar angezeigt. Ablehnen kann nur der Fuhrparkadministrator.
• Bestätigt: Die Ausleihe des Fahrzeugs wurde bestätigt. Das Fahrzeug kann in dem Zeitraum für den die Bestätigung gilt, nicht von einer weiteren Person angefragt werden. Das Fahrzeug wird in diesem Zeitraum im Kalender als belegt angezeigt und taucht bei der Suche nicht als freies Fahrzeug auf. Der Benutzer kann seine Anfrage jederzeit stornieren und der Fuhrparkadministrator auch nachträglich die Bestätigung in eine Ablehnung ändern.
• Storniert: Der Ausleiher kann seinen eigenen Antrag stornieren. Der Tabelleneintrag bleibt erhalten. Das Fahrzeug gilt für den Zeitraum wieder als verfügbar und wird bei der Suche gefunden und im Kalender nicht als belegt angezeigt. Nur der Anfrager für diesen Zeitraum kann seinen eigenen Antrag stornieren.

Hinweis: Wenn Sie nicht mit Benutzer und nicht mit dem Mailsystem arbeiten, dann verzichten Sie auf den Status Anfrage und Abgelehnt. Da niemand über die Anfrage entscheiden muss und kann, sollte immer der Status "Bestätigt" oder "Storniert" verwendet werden.

Kalender

In dem Kalender werden in der linken Spalte alle Fahrzeuge gelistet, welche eine Freigabe zum Fahrzeugpool haben. Oben sehen Sie die einzelnen Tage. Über die Pfeile am linken Rand der Tabelle, bewegen Sie sich durch die Tage. Der Pfeil 15-> bewegt den Kalender 15 Tage in die Zukunft. Der Pfeil <-30 bewegt den Kalender 30 Tage zurück. Besitzt ein Fahrzeug an einem der sichtbaren Tage einen Ausleihstatus, dann wird dieser Tag (Tage) farblich in der Zeile des betreffenden Fahrzeugs markiert.

• Bestätigte Einträge werden grün angezeigt.
• Anfragen bekommen einen hellroten Eintrag.
• Vormerkungen werden violett dargestellt.
• Die beiden Status Storniert und Abgelehnt werden nicht in der Tabelle angezeigt, da durch diese Stati das Fahrzeug nicht belegt, sondern verfügbar ist.
• Sind Datumspalten mit keiner Farbe markiert, dann hat das jeweilige Fahrzeug keinen Status für diesen Tag und ist somit verfügbar.

Der Kalender gibt Ihnen somit eine Übersicht über die Verfügbarkeit der Fahrzeuge. Gleichzeitig sehen Sie die unterschiedlichen Status. Als Entscheider sehen Sie übersichtlich, welche Fahrzeuge noch auf eine Entscheidung warten (Anfragen). Über die Tabelle können Sie sehen, welcher Benutzer eine Vormerkung eingestellt hat und sich mit dem Mitarbeiter in Verbindung setzen, falls Sie das Fahrzeug dringender benötigen.

Suche

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Funktionen

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Cloud

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